Voorkom hoge kosten op Food & Beverage

Get a grip! 

Het einde van de maand is in zicht. Je pakt de laptop erbij en bekijkt de cijfers. Dan blijken de inkooppercentages op Food & Beverage behoorlijk hoog te zijn. Herkenbaar? Niets is vervelender dan – te laat – vaststellen dat je kosten ‘uit de pas’ lopen. Hoe los je dat op? Meten is weten!  

Achteraf regeren is nooit de beste optie. Bij te hoge kosten kun je lastig de juiste oorzaak vinden. De administratie geeft immers niet zo snel een passend antwoord. Het is een combinatie van inkoopprijs, verbruik, afval, uitval en verkoopprijs. Heeft jouw hotel fluctuerende inkooppercentages? Zit je structureel hoger dan gewenst? Lees dan verder! 

In deze vierde blog zoom ik dieper in op de inkoopkosten van Food & Beverage. Deze afdeling heeft, zoals de naam al aangeeft, twee grote posten die je dagelijks kunt beïnvloeden. Het kan daarmee ook gelijk twee kanten op. Of de kosten lopen flink uit de hand, óf je verdient geld dankzij de juiste aansturing. 

'Maak een voorberekening en controleer de voorraden en de inkoopprijs regelmatig. Dat zorgt voor structuur en geeft je grip.'

De inkooppercentages worden gescheiden door inkopen op Food (foodcost) en op Beverage (beverage cost). In de Statler-software gaan we de beverage cost vervolgens nog onderverdelen in koffie/thee, fris, bier, wijn en sterke dranken. Het inkooppercentage van koffie/thee en fris ligt meestal rond de 20%. De andere categorieën scoren eerder tussen de 25 en 30%.  

Beverage cost 

De eerste stap op weg naar controle is een voorcalculatie van de drankenkaart. Je bepaalt de verkoopprijs op basis van afgesproken inkoopprijzen. Zorg ervoor dat de ‘hardlopers’ beter staan gecalculeerd dan de marge die je wilt halen. Meestal wordt een voorcalculatie gemaakt als een bedrijf start, of als je wisselt van leverancier. Mijn advies: doe het vaker! Minimaal één of twee keer per jaar (vanwege prijsverhoging van leveranciers). 

Daarna leg je de focus op subpercentages. Zorg ervoor dat groepen voor koffie/thee, fris, bier, wijn en sterke dranken in de kassa staan. Deze kosten moet je ‘doorschieten’ naar je PMS en (uiteindelijk) de boekhouding. Vanuit de inkoopfactuur is het belangrijk dat er ook inkoopgrootboeken zijn voor koffie/thee, fris, bier, wijn en sterke dranken. Dat maakt het een stuk eenvoudiger om de kostprijspercentages per segment te bepalen. Meer over de administratieve verwerking van food/beveragecost lees je in een apart blog! 

‘Voorkom dat je winst weglekt. Registreer je kosten, van verbruik tot kassaregistratie.’   

Zijn de inkooppercentages hoger dan verwacht? Dan kun je nu heel gericht inzoomen op een (of meerdere) van deze vijf percentages. Wil je weten waar de winst weglekt, doe dan de volgende check.  

• IInkoopprijzen; controleer of de afgesproken inkoopprijzen ook op die manier worden gefactureerd. 

• Voorraadbeheer; maak een ‘goederenrondrekening’’ van een aantal items. Daarbij bekijk je de cijfers van één week: de beginvoorraad, inkopen, verkopen en eindvoorraad. Dit moet met elkaar kloppen. Dit kun je uiteraard ook toepassen op andere intervaldata, zoals twee weken. Wat levert deze informatie op? Samen met de operatie kun je het proces volgen en laten zien dat er controle plaatsvindt.  

Vervolgens kun je diverse onderdelen onder de loep nemen.  

• Kassaregistratie: worden alle representatie- en personeelsdrankjes aangeslagen? 

• Hoeveelheid: worden de juiste schenkhoeveelheden gehanteerd? (Let op dat bij bierleidingen veel verloren gaat). 

• Zorg bij evenementen en partijen ook voor registratie van het verbruik, zodat je het percentage kunt narekenen. 

• Software: voer dagelijks de drankinkopen in (Statler Daily), zodat er gedurende de maand al inzicht ontstaat in de inkopen. Bewustwording van de inkooprijzen zorgt ervoor dat percentages meer in de richting van de voorcalculatie gaan. 

An (un)usual habit 

Elk hotel heeft zijn eigen habits. Ingeslopen patronen, die je vaak uit het oog verliest. Er is geen goed of fout, maar het nooit kwaad om steekproefsgewijs voorraadcontroles te houden. Zo kom je er wellicht achter dat een manager altijd een Baileys neemt als afsluitdrankje van zijn shift. Elke maand worden twee flessen ingekocht, maar nooit aangeslagen. Of je ontdekt dat een dagelijkse vaste gast altijd een gratis borrel krijgt, die niet wordt geregistreerd. Door deze gewoontes wordt een deel van de beveragecost weggegeven. Zolang dit bewust beleid is, hoeft dat geen probleem te zijn. Realiseer je dat het wel invloed heeft op het inkooppercentage. 

Foodcost 

De foodcost wordt per keuken berekend. De meeste hotels hebben slechts één keuken. Dan komt er dus één percentage voor een wellicht grote omzet. Meestal is de omzetverhouding food/beverage 3:1. Des te belangrijker om te focussen op een goed percentage. 

Ook hierbij is de voorcalculatie essentieel. Bij elke wisseling van de menukaart moet deze worden gecalculeerd. Bij menukaarten die langer dan zes maanden ‘in de running’ zijn, is het uiteraard goed om per zes maanden een controle uit te voeren. Prijzen schommelen wat vaker en dit gebeurt meestal zonder specifieke berichtgeving van de leverancier. 

‘Verborgen kosten laten de teller soms flink oplopen. Weet jij hoeveel producten dagelijks de afvalbak in gaan? 

De foodcost van een hotel is meestal een combinatie van ontbijt, á la carte, banqueting, bar en roomservice. Elk met een eigen inslag - en dus uiteindelijk een gewogen foodcost. Voor ontbijt en banqueting ligt de foodcost meestal lager. Voor á la carte, bar en roomservice pakt dat hoger uit. Voor beide kun je ook aparte nacalculaties maken. 

Handig om te onthouden! Voor de buffetten van ontbijt en banqueting wil je het daadwerkelijke verbruik en het afval periodiek controleren. Houd bijvoorbeeld een week lang bij hoeveel je verbruikt bij het ontbijt en wat je daarbij weggooit. Deel het vervolgens op de daadwerkelijke omzet; zo bereken je de foodcost van het ontbijt. Op deze manier heb je ook data-analyses van gebruikte- en weggegooide items. Het geeft je handvatten om bepaalde punten te verbeteren. Waardevolle informatie dus! 

Bij de nacalculatie van á la carte gerechten laat je (wekelijks) steekproefsgewijs gerechten maken. Op basis van de voorcalculatie controleer je de hoeveelheid en de inkoopsprijs van het gerecht. Daarin staat bijvoorbeeld dat een tournedos 180 gram bedraagt; op de inkoopfactuur kan de slager gemiddeld 195 gram leveren. Of bijgerechten zijn royaler dan op de voorcalculatie. De chef krijgt op deze manier waardevolle informatie. Hij kan daarmee gelijk zijn werkwijze aanpassen. 

Meten is weten

Wil je toewerken naar een optimale food- en beveragecost? Nee, helaas. Dat is geen automatisch proces, met een simpele druk op de knop. Je moet tijd en energie steken in de registratie, voorcalculatie en nacalculatie. Maak het een vast onderdeel van het bedrijfsproces! Uiteraard hoeft dit niet allemaal op het bordje van de chef te liggen. Door de juiste inrichting van de administratie en efficiënte controles kun je al grote stappen maken. Bij een jaarlijkse Food & Beverage-omzet van €1.000.000,- levert een besparing van 30% naar 29% gelijk €10.000,- op. Kijk: daar doe je het voor, toch? 

Statler BI

Statler BI is dé onmisbare managementtool in de hotelbranche. Ontdek de voordelen en laat je inspireren door onze cliënt cases. Het programma integreert data uit verschillende systemen. Dat betekent volledige en duidelijke rapportages. In de Daily vind je kosten en productiviteit van Food & Beverage. Twee factoren waarop management en medewerkers de meeste invloed op kunnen uitoefenen in hun dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse rapportages. En dat levert veel op: een gemotiveerd team én een mooi resultaat. 

Stefan van Heerwaarden

Eigenaar Statler BI

Strategische oplossingen gebaseerd op data. Dat betekent verder kijken dan de cijfers! Een scherpe analyse leidt tot een praktisch beheer van uw hotel. Het resultaat? Hogere winstmarges, tevreden eigenaren, gemotiveerd personeel en blije gasten.