Alles uit je administratie halen? Dat doe je zó!

Sterke financiële basis

Het klinkt zo logisch. Bouw je een huis, dan zorg je voor een stevige fundering. Maar hoe zit het eigenlijk met jouw financiële ‘fundering’? Staan alle bouwstenen op de juiste plek? Ik neem je graag mee in dat proces. Met een goede basis heb je omzet en kosten snel inzichtelijk. Dat betekent: meer sturing, beter resultaat. 

In eerdere blog heb ik de focus gelegd op het meten en sturen op kengetallen. Werk je volgens de USALI hospitality standard – hét uniforme grootboekschema voor de hotellerie – dan heb je cijfers snel paraat. Gelukkig is USALI voor veel hoteliers al bekend terrein. Om USALI goed in te passen in de administratie, (en daaruit vervolgens de gewenste output te krijgen), is een stap verder. Daar ga ik je bij helpen! Je leest er alles over in deze blog.  

Eerst even een reminder. Waarom is USALI ook jouw ‘heilige graal’?  

USALI is onmisbaar voor hotelmanagers, eigenaren en investeerders. De uniforme financiële taal helpt om hotelprestaties inzichtelijk te maken. Managers kunnen beter sturen op het resultaat per afdeling. Niet alleen de totale kosten van bijvoorbeeld hotelkamers worden gerapporteerd; je kunt ook inzoomen op detailniveau. In een duidelijke ‘hotel income statement’ zie je in één oogopslag hoe het hotel ervoor staat. Welke afdelingen draaien winst, welke verlies? USALI is bovendien voor stakeholders een belangrijke basis. Er wordt naar verwezen in allerlei overeenkomsten, zoals hypotheken, franchise- of managementovereenkomsten.   managementovereenkomsten.

USALI is dus leading als het gaat om: 

1. Inzicht van A tot Z

Vaste grootboeken, veertien afdelingsschema’s en heldere bedrijfsstatistieken. Je krijgt dus eenvoudig inzicht in de prestaties binnen je hotel. De rapportages per maand, kwartaal of jaar geven je alle handvatten voor budgettering en forecasting.  

2. Benchmarken 

Dankzij eenduidige boekhouding kun je de prestaties van het ene hotel (binnen je keten) makkelijk vergelijken met andere hotels. Of vergelijk jezelf met algemene branchegegevens. 

3. Waardebepaling en strategische keuzes 

USALI geeft actueel inzicht in de waarde van het hotel. Op basis daarvan maak je de juiste strategische keuzes en investeringen. 

Goed, we starten met een korte uitleg.   

In de boekhouding gebruiken we vaste items. Zo maak je het onderscheid tussen diverse afdelingen en kun je ook inzoomen op detailniveau. We zetten de belangrijkste termen nog even op een rijtje.  

Department = hoofdafdeling, zoals Food & Beverage 

Segment = onderdeel, zoals Leisure of Business 

Outlet = subafdeling, zoals Restaurant, Keuken of Bar 

Categorie = onderdeel van de subafdeling, zoals Bier, Wijn, Frisdrank 

USALI maakt het hotels gemakkelijk.

USALI is zó opgezet dat in verschillende departments dezelfde grootboeken worden gebruikt. Neem een department als Rooms of Food & Beverage. In beide departments komen de volgende grootboeken voor: Linen, Utensils, Print & Stationary, Guest Supplies, Cleaning Supplies voor. Bepaalde grootboeken, zoals Print & Stationary, worden bijna in alle departments van het hotel gebruikt.   

Voor salarisgrootboeken is het raadzaam om - naast de uitsplitsing naar departments - een verdere verfijning naar outlets te maken. Door deze verfijning krijg je namelijk breder inzicht. Denk aan schoonmaakkosten per kamer of omzet per gewerkt uur in een restaurant of bar. Binnen de boekhoudsystemen is dit makkelijk in te richten met behulp van kostenplaatsen. Zo blijft het grootboekschema beperkt en is er direct inzicht in de totale kosten van een grootboek.  

De grootboeken staan dus vast. Hoe deel je de kosten in?  

Met behulp van het USALI-handboek is het eenvoudig om kosten toe te wijzen aan grootboeken. Er staat uitgebreid beschreven welke kosten vallen onder welk specifiek grootboek. Gebruik ook eens de zoekfunctie: nog makkelijker! Per department kun je vinden welke kosten daaronder vallen. Of zoek in het register bijvoorbeeld de gastenzeepjes. Daar wordt vermeld dat deze producten(kosten) thuishoren in het departement Rooms, onder het grootboek Guest Supplies. 

De volgende stap: omzetregistratie! 

De eerste omzetregistratie vindt vooral buiten de boekhoudprogramma’s plaats. In de meeste hotels zijn een POS (kassasysteem) en een PMS (reserveringssysteem) aanwezig. Idealiter is er een interface tussen de POS en de PMS. Dit zorgt ervoor dat alle geregistreerde omzet van de POS naar de PMS wordt geboekt. Dan staat dus alle omzet geheel in de PMS. 

Vanuit de PMS wordt dagelijks de omzetjournaalpost (inclusief de betalingen) naar het boekhoudsysteem geboekt.  

Het is belangrijk dat omzetgrootboeken en outlets in alle systemen corresponderen. Ze staan dus hetzelfde ingericht in de POS, de PMS en de boekhouding.  

Rooms omzet registratie

De omzet van de kamers wordt vaak gebudgetteerd op dagbasis, over verschillende segmenten met verschillende prijzen. Voor Leisure hanteert het hotel bijvoorbeeld andere kamerprijzen dan voor Business. In de praktijk komt de omzet vaak als één grootboek uit de PMS. De verkochte kamers zijn daardoor niet terug te herleiden naar segmenten. Het is dan ook lastig om verschillen te analyseren. 

Belangrijk dus om bij de inrichting van een (nieuwe) PMS goed rekening te houden met segmenten. Vaak moet je hiervoor dubbele boekingscodes aanmaken. Voor de kamers moeten ook de segmenten worden aangehouden.

F & B omzet registratie 

Voor USALI willen we (bij voorkeur) de omzet per outlet inzichtelijk hebben. Bij het department F & B moet de omzet in ieder geval worden gescheiden naar Food en naar Beverage. Voor een gedegen inzicht adviseren wij om Beverage verder op te splitsen naar categorieën: 

• Omzet koffie/thee 

• Omzet frisdranken 

• Omzet bier 

• Omzet wijnen 

• Omzet sterke dranken 

Op deze manier krijg je inzicht in de omzet per outlet (bijv. het restaurant) en wat er in die outlet wordt omgezet. Tegelijkertijd kun je zien wat er in totaal aan Beverage of frisdranken wordt omgezet. De scheiding naar categorieën binnen Beverage maakt dat we (per categorie) ook een inslagpercentage kunnen berekenen. Daarvoor is het nodig om per categorie een inkoopgrootboek aan te maken. De leverancier kan op je inkoopfactuur de uitsplitsing maken aan de hand van de grootboeken. 

Als er een voorraadsysteem voor dranken aanwezig is, kan er zelfs een inkooppercentage per categorie per outlet worden berekend. Voor Food omzet geldt dat er bij gescheiden keukens een gescheiden foodcost mogelijk is. 

Begin bij het begin. Laat het POS-systeem goed inregelen 

Het is belangrijk dat omzetgroepen in het kassasysteem minimaal gelijk zijn aan de grootboeken die uiteindelijk in de boekhouding staan. Deze worden immers doorgesluisd naar de PMS waar minimaal dezelfde set grootboeken staat. Wil je up-to-date en dieper inzicht, dan adviseren wij om de POS breed in te regelen, met een goede uitsplitsing naar outlet en categorie.  

Overige omzet registratie 

Elk hotel heeft overige omzet. Het MT/directie beoordeelt of deze omzet ook inzichtelijk moet zijn per grootboek. Naar ons idee is dat vooral interessant bij een grote omzetstroom, bijvoorbeeld vanuit wellness tickets. Of omdat er een één-op-één relatie bestaat met inkoop, zoals de verhuur van fietsen. Gebruik je zowel een verkoop- als een inkoopgrootboek, dan kun je in de rapportage snel aflezen of gewenste marges worden behaald. 

Hoe draaien extra bedrijfsonderdelen? Maak een (mini) winst-en-verlies analyse! 

Hotels met een golfbaan, zwembad of complete wellness willen weten of deze services rendabel zijn. Dat haal je uit een (mini) winst-en-verlies analyse. Daarvoor gebruik je cijfers omtrent de omzet van bijvoorbeeld een golfbaan, de F&B omzet, directe inkopen en personeelskosten. Het biedt een goed inzicht in de winstgevendheid van deze activiteit in zijn geheel. 

CONCLUSIE: bouw een stevige, financiële fundering. Stem de POS, PMS en boekhouding vroegtijdig op elkaar af.  

Voor een inzichtelijke rapportage begin je met de basis. De POS, PMS en boekhouding moeten op de juiste manier worden ingericht. Met USALI gaat dit al redelijk automatisch. Zorg ervoor dat bij de implementatie van de POS en de PMS gelijk wordt meegekeken naar de backoffice. Wij zien dat het (in praktijk) vaak achteraf gebeurt. JAMMER! Daarmee loop je kansen mis en ben je veel tijd en energie kwijt om alles alsnog op elkaar af te stemmen. 

Hard werken loont! De voordelen:  

•Uniformiteit van boekhouding en rapportages. 

• Eigen Inzicht (en verantwoordelijkheid) voor diverse afdelingen. 

• Prestatiegegevens tot op detailniveau beschikbaar. 

• Winstgevendheid per department/outlet. 

• Benchmarken voor strategische keuzes. 

• Goede waardebepaling van het hotel. 

Heb je vragen of wil je met ons sparren? Neem contact op!  

info@statler.bi of +31 (0)20 700 66 30.

Stefan van Heerwaarden

Eigenaar van Statler BI en ReVPAR Hospitality Consulting

Strategische oplossingen gebaseerd op data. Dat betekent verder kijken dan de cijfers. Scherpe analyses leiden tot een praktisch beheer van uw hotel. Het resultaat? Hogere winstmarges, tevreden eigenaren, gemotiveerd personeel en blije gasten.