Maandafsluiting in 5 dagen

Grip op je cijfers = sneller bijsturen = beter resultaat 

Inzicht in je cijfers is key en grotendeels heb je gedurende de maand al veel inzicht in je omzet, productiviteit en inkopen maar de maandelijkse verlies & winstrekening geeft je het totale oordeel. Key dus om die cijfers zo snel afgerond te hebben. Hoe sneller je de maandcijfers dus gereed hebt hoe eerder je kan bijsturen. Bijkomend voordeel is dat de de administratie een groter gedeelte van de maand overhoudt voor allerlei projecten. 

Gedurende de maand kun je cijfers checken, maar de winst- en verliesrekening geeft pas echt een goed beeld. Hoe sneller je die hebt afgerond, hoe sneller je kunt bijsturen. Statler helpt je daarbij. Door processen slim in te richten wordt de maandafsluiting geen race tegen de klok, maar houd je het strak in de hand.  

Bekijk onze checklist en ga aan de slag!

Omzet via PMS

Laat de volledige omzet via de PMS lopen. Zo houd je inzicht en voorkom je verrassingen.  

• Koppel je POS aan je PMS 

• Koppel je PMS dagelijks aan je boekhoudsoftware 

• Controleer maandelijks of ook de guest ledger aansluit. Zie je regelmatig verschillen? Zorg dan voor een wekelijkse controle, zodat je de maanddrukte voor bent.  

  
  

Salariskosten automatisere

Salariskosten worden voornamelijk via je salarissoftware geboekt. De data komen vanuit urenregistratiesysteem. Het is belangrijk om deze handelingen te automatiseren: dat voorkomt dubbele handelingen en fouten. 

• Koppel de urenregistratie aan de salarissoftware. Zo voorkom je dubbele werkzaamheden. 

• Koppel salarissoftware ook aan de boekhouding; de loonjournaalpost wordt dan voor de eerste van de maand al geboekt.   

• Eventuele oproepkrachten of toeslagen kun je via een tweede run draaien, tijdens de eerste dagen van de volgende maand.   

• Maak indien nodig reserveringen op basis van geregistreerde uren 

Dagelijks inkoopfacturen verwerken 

Een goede tip uit de praktijk: verwerk dagelijks je inkoopfacturen en wacht niet tot het laatste moment. Ontvang facturen digitaal (PDF of XML) in je boekhoudsoftware of inkoopfactuursoftware. 

• Laat leveranciers facturen direct naar het systeem mailen. De boekhoudsoftware of software voor inkoopfacturen kunnen deze digitaal (PDF of XML) ontvangen.  

• Gebruik een autorisatie workflow. Facturen worden beoordeeld en – na goedkeuring – automatisch klaargezet voor betaling.  

• Boek facturen direct in de administratie 

• Is er iets fout gefactureerd? Vraag vervolgens een credit aan 

Automatische kostenverdeling

Elk hotel krijgt te maken met kosten die je vooruit moet betalen. Denk aan onderhoudscontracten, abonnementen of licenties. Je kunt deze kosten automatisch laten verdelen over meerdere periodes, zowel naar de toekomst als in het verleden. Op deze manier sluiten de kosten altijd aan bij de juiste periode. 

Afhankelijk van de instellingen loopt je tegenboeking via de balansrekening: 

• Vooruitbetaalde kosten  (of:) 

• Nog te ontvangen facturen 

Gebruik de module Vaste activa voor afschrijvingen.

De boekhoudsoftware bevat standaard een module voor activa. Voer alle investeringen in met de juiste afschrijvingsperiode. Dit voorkomt dat er achteraf correcties nodig zijn.

Het biedt meer voordelen:

• Goed overzicht van uw vaste activa

• De correcte afschrijvingskosten worden maandelijks automatisch geboekt.

Activamodule gebruiken voor afschrijvingen

De boekhoudsoftware bevat standaard een Activamodule. Voer alle investeringen in met de juiste afschrijvingstermijn. Daarmee voorkom je losse correcties achteraf.  

Het geeft meer voordelen: 

• Goed overzicht in je vaste activa 

• Maandelijks worden automatisch de juiste afschrijvingskosten geboekt.  

Vaste journaalposten automatisere

Elk hotel heeft terugkerende posten. Denk aan accountantskosten of vaste contractverplichtingen. Zorg dat je deze gaat automatiseren. Dat betekent minder handmatig werk – en dus meer controle. 

Vaste kosten reserveren

Sommige facturen ontvang je pas later, van kosten van commissie, tot linnen en uitzendkrachten. Dit zijn meestal vaste leveranciers, maar zorg dat je maandelijks een inschatting maakt en boek een reservering. Gebruik vaste journaalposten waarbij je alleen het bedrag aanpast. 

Zorg voor snelle voorraadmutaties 

Werk je met voorraadboekingen? Zorg dat de waardelijst binnen enkele dagen beschikbaar is en boek direct een mutatie direct. 

Betalen via betalingsbatches

Zeker met betalingen wil je up-to-date blijven. Via betaalbatches kun je deze stap beter automatiseren. 

• Maak betaalbatches aan in je boekhoudsoftware 

• Zorg voor de juiste betaalinstelling bij crediteuren  

• Gebruik eventueel een digitale goedkeuring 

• Importeer via een koppeling of exportbestand in je bankomgeving 

De btw-aangifte genereren via software 

Laat je boekhoudsoftware de maandelijkse btw-aangifte genereren en verzenden. Minder handwerk, minder risico op fouten. 

De rekening-courantverhoudingen inrichten 

Stel de rekening-courantverhoudingen goed in binnen de boekhoudsoftware. Zo wordt een boeking in de ene administratie automatisch gespiegeld in de andere. De rekening-courant blijft in evenwicht en je voorkomt handmatige correcties achteraf. Werk bij voorkeur alleen met een rekening-courantverhouding met het moederbedrijf. 

De balans schoonhouden 

Een juiste winst- en verliesrekening begint bij een opgeruimde balans. Houd dus ook tijdens de maand je balansrekening in de gaten. Gebruik afletteropties om goed overzicht te houden. 

Controleer in ieder geval: 

• Creditcards 

• Cash 

• Kruisposten 

• Vraagposten 

• Guest ledger 

Aan het einde van de maand let je extra op: 

• Overlopende activa en passiva 

• Netto salarissen 

• Belastingen 

  
  

Hoe snel sluit jij de maand af?

Een snelle maandafsluiting vraagt geen extra mensen. Het vraagt om structuur, discipline en slimme automatisering. 

Wanneer je bovenstaande processen structureel hebt ingericht, verandert ook de jaarafsluiting. Dat wordt geen stressvol piekmoment meer in de eerste maanden van het jaar, maar een logische uitbreiding van de maandafsluiting in december.  

Stel jezelf deze drie vragen: 

• Zijn mijn omzet-, salaris- en inkoopstromen volledig geautomatiseerd? 

• Werk ik dagelijks mijn bank- en balansrekeningen bij? 

• Heb ik realtime inzicht in prestaties ten opzichte van het budget en vorig jaar? 

Kun je volmondig met ‘ja’ antwoorden, dan heb je de winst al te pakken. Een snelle afsluiting betekent meer inzicht en ruimte om strategisch bij te sturen.   

Het platform van Statler BI biedt een overall inzicht in cijfers en belangrijke KPI’s. Wij weten uit ervaring dat je zoveel meer resultaat behaalt met de juiste rapportages. Koppel dus je PMS, urenregistratie en boekhoudsoftware aan Statler BI. Wij zorgen voor een automatische update van dag-, maand- en jaarraportages.   

De snelheid van je cijfers bepaalt de kwaliteit van je beslissingen – en dus de koers van je hotel!