Aeon Plaza Hotels

Rijke historie versus Dutch Design. ‘Investeren in Statler is een stap vooruit’

Eén keten, twee unieke hotels. Het legendarische Hotel Die Port van Cleve in hartje Amsterdam, dat sinds 1870 gasten ontvangt. En het stijlvolle Dutch Design Hotel Artemis nabij Schiphol, waar kunst en luxe de boventoon voeren. Ze vallen beiden onder de vlag van Aeon Plaza Hotels. Medio 2021 maakte Statler haar intrede in het bedrijf. Dankzij heldere rapportages zitten ze ‘dichter op de bal’. Financial Manager Vincent Ruiter is blij met deze stap.

Normaal gesproken ligt de focus van zijn financiële team op de cijfers. Maar het zijn ‘gekke tijden’, aldus Ruiter. Hij heeft er recent een nachtdienst op zitten; andere collega’s draaiden een ontbijt- of receptiedienst. Gedwongen multi-inzetbaar door corona. ‘Maar het levert ook wat op: beter inzicht, begrip voor elkaar en een goede sfeer.’ Aeon Plaza Hotels schrapte in de kosten van uitzendkrachten, maar wist het vaste personeel te behouden. ‘We zetten samen de schouders eronder, echt teamwork op alle niveaus. Als we straks weer volop mogen draaien, hebben we iedereen hard nodig.’

Juiste chemie

Ondanks deze ‘gekke tijden’, en nog ‘gekkere cijfers’, durfde Ruiter forse investeringen te doen in hotelsoftware. Een nieuw PMS-systeem stond op zijn verlanglijst. ‘Het blijft spannend om over te gaan op een nieuwe database. Alles draait nu om koppelingen, dus het heeft heel wat voeten in de aarde. Hiervoor maakten wij onze eigen Daily in Excel, wat heel bewerkelijk is.’ Dus ging Ruiter ook op zoek naar extra software voor zijn financiële sturing. Via zijn ICT-partner belandde hij bij Statler. ‘We hebben wat gesprekken gevoerd, om te kijken of er chemie tussen ons was. En ja, ik had er gelijk een goed gevoel over. Eigenaren Stefan en Maarten komen uit deze branche. Ze weten waarover ze praten en denken met je mee.’

Elk uurtje benutten

Inmiddels is Statler up en running bij Aeon Plaza Hotels. De implementatie betekende veel data overzetten en zorgen dat systemen met elkaar ‘praten’. ‘Statler rapporteert wat beschikbaar is, dus wij hadden zelf ook het nodige huiswerk te doen. Daar zijn we trouwens goed bij geholpen. Stefan heeft tips gegeven om de juiste structuur aan te brengen in onze kostenplaatsen. De afdelingen Food & Beverage en Rooms zijn verder opgesplitst. Zo konden we ook de Daily inrichten naar ons wensenlijstje. De omzet van ontbijt, lunch en diner staan bijvoorbeeld apart vermeld. En een groot voordeel: de Daily wordt volautomatisch gegenereerd. Eerder moesten ze zelf iets samenstellen vanuit Excel. We willen straks ook aan de slag met de couverts. En dan doel ik vooral op de verhouding couverts en inzet van personeel. Dat is mogelijk, want onze roostertool is gekoppeld aan Statler. We krijgen daardoor beter inzicht in de geplande en werkelijke uren. Met deze data voorhanden is het makkelijker plannen. De input kunnen we goed gebruiken in deze tijd, waarin elk uurtje te veel kan zijn.’

‘Statler geeft een bak aan informatie via handige rapportages. Geen maandelijkse analyse achteraf, maar vooruitkijken en snel bijsturen.’

Flexibel schakelen

De Financial Manager vroeg Statler ook om een ‘out of the box’-oplossing. ‘Ik zou graag een aparte module voor het inkoopsysteem willen. Onze dagelijkse inkoop is wel geregeld, maar bij grote bedragen, zoals de aanschaf van een laptop, mailen de afdelingen hun aanvraag naar ons toe. Het gevaar is dat zulke bedragen buiten je ‘scope’ vallen. Statler snapt waar we tegenaan lopen en denkt graag mee.’ De overgang naar nieuwe software: dat blijkt toch heel proces? ‘Ja, er komt zeker meer bij kijken dan ik had gedacht. Maar we voelen de urgentie. Je moet gewoon tools in handen hebben waarmee je accuraat kunt managen. Waarom is de inkoop van de keuken plotseling gestegen? Hoe kan het dat linnenkosten uit de pas schieten? Dankzij Statler hebben we werkelijke cijfers direct beschikbaar. En dus kun je er samen wat van vinden, of nieuwe ideeën bedenken. Ik ben blij met deze stap; we gebruiken deze corona-periode om vertrouwd raken met de software. Onze hotels hebben minder gasten, dus er is tijd om wat te grasduinen.’

‘Die Port van Cleve mag zich hofleverancier noemen. Echt kicken, zo’n koninklijk predicaat!’

Koninklijk predicaat

Ondertussen ‘grasduinen’ wij even binnen het bedrijf. Want twee hotels met zo’n specifieke identiteit binnen één concern, dat zie je niet vaak. Die Port van Cleve, gehuisvest in monumentale panden, bestaat 150 jaar. De gebroeders Hulscher sloten in 1868 een deal met G.A Heineken en startten hun eigen bierhuis, achter brouwerij De Hooiberg. Het trok gasten uit alle windstreken. Een paar jaar later openden zij ook een ‘eetgelegenheid’. Hun befaamde steaks, elk met een uniek nummer, werden bijna nog populairder dan het bier. Tot op de dag van vandaag serveert Die Port van Cleve dit gerecht. Die ondernemende broers bleken ware pioniers. Ze waren de eersten met kunstlicht in hun etablissement, dames mochten hun opwachting maken én ze openden een Bodega met het grootste Delftsblauw tegelfries ter wereld, gemaakt in Delft. Een hotel met een rijk verhaal – en die historie kun je overal voelen, zien en ervaren tijdens nachtje aan de Nieuwezijds Voorburgwal. ‘We kregen dit jaar een koninklijk predicaat en mogen ons voortaan bij koninklijke beschikking hofleverancier noemen. Dat word je niet zomaar; het is echt kicken’, zegt Ruiter trots.

Kunst en events

Het Dutch Design Artemis Hotel is weer het andere uiterste. Een luxueus hotel, voornamelijk de thuisbasis van zakelijke en buitenlandse gasten. Zet je voet over de drempel, dan sta je oog in oog met hedendaagse kunst, die elke 4 maanden weer wisselt. In deze inspirerende omgeving huren bedrijven ruimtes af. Een fotoshoot, fashion show of private party; de evenementen worden omlijst door muziek, design en heerlijk eten. Ruiter: ‘Dit hotel is groter, en de sfeer zakelijker. Toch past het wat mij betreft prima onder één vlag. Achter de schermen wordt goed samengewerkt. Mooi voorbeeld is onze Aeon Academy, waarbij het personeel trainingen en opleidingen volgt. Dat kun je alleen doen als je samen optrekt.’

‘Dankzij Statler hebben we realtime cijfers uit diverse systemen. Daarmee kunnen we nog meer de cijfers induiken. Ja, dat is een kleine cultuuromslag.’

Morning meetings

In het nieuwe jaar start de uitdaging voor het MT. ‘Alles is opgetuigd in Statler, nu moet de organisatie ermee aan de slag’, geeft Ruiter aan. ‘Dat zal even wennen zijn. Van maandelijks terugkijken naar de cijfers, gaan we naar een dagelijkse sturing via morning meetings. De Daily biedt een duidelijk handvat. Wat zijn de cijfers? Waar kun je bijsturen? En dat gaat ons echt wat opleveren. Ik ben er nu een tijdje ingedoken en ik zie zoveel kansen met de Forecast tool. Je kunt kosten veel beter in de hand houden, omdat deze realtime en altijd beschikbaar zijn.’ Ruiter overweegt ook een rol voor Statler bij de implementatie. ‘Wellicht gieten we dat in de vorm van een paar workshops. De software biedt een bak aan informatie en die cijfers moet je ook leren interpreteren. Ik verwacht dat wij – met wat ondersteuning – snel thuis zijn in Statler.’

Creatief ondernemen

De Financial Manager heeft alle vertrouwen in het ‘lerend vermogen’ van Aeon Plaza Hotels. ‘Ja, de coronacrisis heeft veel op scherp gezet. Maar het team bleek heel creatief, met de moed om in het diepe te springen. Zo ontwikkelde de keuken culinaire afhaalboxen, heeft marketing andere doelgroepen binnengehaald voor de hotelkamers, met de optie voor long stay of alternatieve thuiswerkplek. Onze Bar Bodega is tijdelijk verhuurd aan een bedrijf dat coronatesten afneemt. Je haalt zeker niet alle omzet terug, maar er is ‘reuring’ in het bedrijf. Dat houdt je op de been. En wat je ook onderneemt: het blijft belangrijk dat je cijfers helder hebt. Je moet zien waarvoor je het doet.’